Goede en open communicatie is essentieel, niet alleen voorafgaand aan het evenement, maar met name tijdens het evenement. Maak afspraken wie vanuit de evenementenorganisatie in contact staat met de teamleider tijdens het evenement. Ook de hulpverleners moeten onderling via een betrouwbare verbinding in contact staan. Mobiele telefoons zijn niet altijd betrouwbaar, bij grote drukte op het net kan er overbelasting ontstaan en niet overal is er goed bereik. Portofoons hebben als voordeel dat men snel contact op kan nemen zonder vertraging, maar zijn gevoelig voor storing. Het is aan te bevelen om als hulpverleningsorganisatie altijd op een eigen kanaal te werken, zonder dat er anderen gebruik maken van hetzelfde kanaal. Zorg voor betrouwbare portofoons en zorg zo nodig voor steunzenders. Bij evenementen waarbij veel hulpverleners worden ingezet, is het aan te raden gebruik te maken van een gesloten net, waarbij een centrale post (CP) het berichtenverkeer reguleert. Bij gebruik van een radionetwerk moet je je overigens wel realiseren dat iedereen mee kan luisteren en men dus voorzichtig moet zijn met de informatie die over het net gegeven wordt.

Bij grote evenementen worden er vaak behalve eerstehulpverleners ook andere disciplines ingezet. Het is nuttig om goede afspraken over communicatie te maken met de beveiliging, organisatie en ander hulpdiensten. Zorg dat er korte lijnen zijn met de CP van beveiliging en organisatie.

Maak vooraf afspraken wie 1-1-2 belt als professionele hulpverleners nodig zijn. Doet het EHBO-team ter plaatse dat of gaat dat via de CP of teamleider?

Samenwerken met andere hulpverleners

Soms worden op een evenement andere hulpverleners ingezet, zoals een fysiotherapeut bij sportevenementen of een ambulanceteam en arts bij dancefeesten of motorcross. De vereniging kan zelf besluiten om andere hulpverleners in te zetten, maar ook de evenementenvergunning kan dit eisen. In principe is het de verantwoordelijkheid van de organisator om andere hulpverleners in te huren als de vergunning dat vereist. Hierdoor is het van belang goed te weten op welk niveau van gezondheidszorg je eigen, maar ook andere organisaties functioneren. Dit voorkomt rolverwarring. Neem vooraf contact op met andere hulpverleners, zodat je elkaar kent en afspraken kunt maken over de werkwijze op het evenement.

Afspraken maken

Als een vereniging in opdracht van een evenementenorganisator eerste hulp verleent, is het van belang om goede afspraken te maken en deze vast te leggen op papier in een overeenkomst. Beide partijen weten dan waar ze aan toe zijn en wat ze van elkaar kunnen verwachten. Maak duidelijke afspraken over welke faciliteiten de organisator voor de eerstehulporganisatie moet regelen en maak duidelijk waarvoor de vereniging zelf zorg draagt. Zorgt de organisatie voor lunch en diner of moet de EHBO-vereniging dat doen? Zorg voor een heldere offerte van de kosten, zonder addertjes onder het gras. Verwacht je extra kosten? Neem ze dan op in de offerte zodat de organisatie nooit voor onverwachte kosten komt te staan.

Draaiboek

Een goed draaiboek is van groot belang. In het draaiboek staan alle zaken beschreven die voor het evenement van belang zijn. Het draaiboek is voor de hulpverleningsorganisatie intern, maar wordt vaak ook gedeeld met de evenementenorganisator en andere hulpdiensten. Voor hulpverleners wordt meestal een korte samenvatting gemaakt met praktische informatie over het evenement. Dit wordt ook wel de 'inzetkaart' genoemd. De inzetkaart geeft de hulpverleners die worden ingezet informatie over:

• Waar en hoe laat zij zich moeten melden;
• Hoe ze naar de evenementenlocatie gaan;
• Waar de materialen afgehaald kunnen worden;
• Wie hun aanspreekpunt is tijdens het evenement;
• Wat hun taken tijdens het evenement zijn;
• Op welke manier de communicatie voor, tijdens en na het evenement verloopt;
• Met wie zij samenwerken en hoe met hulpdiensten gecommuniceerd wordt.

Draaiboek hulpverlening op evenement

Een goed draaiboek is van groot belang en wordt gedeeld met iedereen die betrokken is bij het evenement: de hulpverleners, de organisatie en zo nodig met professionele hulpdiensten. In een draaiboek moeten onder andere aan bod komen:

Algemene gegevens:

• Om welk evenement het gaat en welk soort evenement het is;
• Wanneer en waar het evenement plaatsvindt;
• Wie de organisator van het evenement is en wie de eindverantwoordelijkheid draagt;
• Wie de contactpersoon is binnen de EHBO-vereniging of hulpverleningsorganisatie.

Evenementspecifieke informatie:

• Het aantal deelnemers en/of bezoekers dat verwacht wordt;
• Welke risico's en letsels er verwacht worden (risicoanalyse);
• Verwachtingen van de weersomstandigheden;
• De opbouw van het evenemententerrein;
• Plattegrond van het terrein met de locaties van de hulpposten;
• De inzet van beveiliging, politie, brandweer en andere hulpdiensten;
• Specifieke eisen vanuit de gemeente en GHOR.

Hulpverlening:

• Het aantal hulpverleners dat wordt ingezet en het deskundigheidsniveau van de ingezette hulpverleners;
• De inzettijden van de hulpverleners;
• De inzetleiding en teamleiders;
• De taakverdeling onder de hulpverleners;
• De postindeling en de telefoonnummers van de ingezette hulpverleners;
• Het rooster voor, tijdens en na de inzet;
• De ingezette materialen;
• Planning van de logistieke zaken op het evenement;
• Kleding en herkenbaarheid van de hulpverleners;
• Het aantal posten en de locatie van de posten;
• De bereikbaarheid van de posten;
• De inrichting van de posten;
• Of en waar AED's op het evenemententerrein beschikbaar zijn;
• De wijze van communicatie tussen de hulpverleners onderling en het contact met organisatie, beveiliging en professionele hulpdiensten tijdens het evenement;
• Aanrijroutes voor hulpdiensten en het opwachten van hulpdiensten bij een calamiteit.

Afspraken tussen organisatie en hulpverleningsorganisatie:

• Voor welke middelen zorgt de hulpverleningsorganisatie (materiaal, vlaggen, voertuigen, postinrichting enzovoort);
• Voor welke middelen zorgt de evenementenorganisatie (postinrichting, lunch/diner);
• Op welke momenten vindt overleg plaats tussen evenementenorganisatie en hulpverleningsorganisatie;
• Wanneer vindt evaluatie plaats van de inzet.

Calamiteiten:

• Welke calamiteiten kunnen worden verwacht;
• Heeft de organisatie een calamiteitenplan;
• Wie is aanspreekpunt bij calamiteiten;
• Hoe lopen de communicatielijnen bij calamiteiten;
• Wie heeft de leiding bij calamiteiten.

Radiocommunicatie

Communicatie tussen zorgverleners op evenementen verloopt vaak via portofoons en mobilofoons, een zogenaamd radionetwerk. Mobiele telefoons zijn minder geschikt voor communicatie. Daarnaast kun je met een mobiele telefoon slechts tussen twee mensen communiceren. Een radionetwerk werkt los van het mobiele netwerk en biedt de mogelijkheid om met een grote groep mensen gelijktijdig mee te luisteren en te communiceren. Met een radionetwerk is het echter niet mogelijk om gelijktijdig te spreken en te luisteren, zoals bij een telefoon.

Radiocommunicatie vindt plaats binnen een net. Dat kan een 'open' of een 'gesloten' net zijn. Gebruikers in een radionetwerk worden vaak 'stations' genoemd. In een open net kunnen de stations vrij met elkaar communiceren, zonder tussenkomst van een meldkamer. In een gesloten net is er een centrale post (meldkamer) die bepaalt wie er spreekt. Alle communicatie verloopt via deze centrale post en alleen met toestemming van de centrale post mogen stations direct met elkaar communiceren. De centrale post staat in veel gevallen in contact met andere aanwezige disciplines, zoals organisatie, beveiliging en andere aanwezige hulpdiensten.

Privacy

In een analoog radionetwerk kan iedereen die de frequentie van het kanaal weet meeluisteren. Ook voor digitale netwerken geldt dat meeluisteren soms mogelijk is. Over een niet versleuteld netwerk mogen daarom geen persoonlijke gegevens zoals namen en telefoonnummers worden gedeeld.

Netwerken

Het bereik van een radionetwerk is afhankelijk van een aantal factoren:

• Of er een portofoon of een mobilofoon wordt gebruikt. Een portofoon heeft door een lager zendvermogen een kleiner zendbereik dan een mobilofoon;
• Of er sprake is van een simplex, duplex of digitaal netwerk;
• Of er factoren zijn die het radiosignaal belemmeren, zoals slecht weer, heuvels, bossen of hoge gebouwen.

In een simplex netwerk, waarbij een enkele frequentie zonder versterkers wordt gebruikt, zijn de afstand tussen de twee stations, belemmerende factoren en het zendvermogen van de gebruikte portofoon of mobilofoon bepalend voor het bereik. In een duplexnetwerk wordt er gebruik gemaakt van een steunzender (relais). Dit is een zendstation dat gebruik maakt van twee frequenties: op de eerste frequentie wordt radioverkeer ontvangen en op de tweede wordt het radioverkeer weer verzonden. Een steunzender is vaak geplaatst op een zendmast of een hoog gebouw zodat er over een groot gebied ontvangen en verzonden kan worden. Extra steunzenders kunnen worden toegevoegd om grotere dekking van het net te bereiken.

Bij gebruik van digitale netwerken wordt het radioverkeer digitaal verzonden met digitale porto- en mobilofoons. Dat kan versleuteld zijn, zodat anderen niet gemakkelijk mee kunnen luisteren. Bij digitale netwerken zijn er gespreksgroepen in plaats van kanalen en zijn er meer mogelijkheden voor communicatie. De Nederlandse hulpdiensten maken gebruik van een digitaal netwerk (C2000) dat alleen met speciale apparatuur gebruikt kan worden, meeluisteren is vrijwel niet mogelijk.

Roepnaam of -nummer

Ieder station in een radionetwerk heeft een eigen roepnaam of -nummer. Afhankelijk van de organisatie kan hier structuur in aangebracht zijn, bijvoorbeeld om aan te geven van welk zorgniveau de gebruiker is, of van welke regio of afdeling. Voorbeelden hiervan zijn: Delta-1, 57-7-32. De centrale post kan bijvoorbeeld worden aangeduid met CP of 57-00.

Centale Post

De functie van de centrale post (meldkamer) is het reguleren van het radioverkeer, het prioriteren van spraakaanvragen, het doorgeven van berichten aan andere meldkamers en het verstrekken van informatie. In een open net kan een centrale post aanwezig zijn, maar dat hoeft niet. Er is dan geen regulatie van het radioverkeer. In een gesloten net is per definitie een centrale post aanwezig welke bepaalt wie mag spreken. Alle communicatie loopt via de meldkamer. Op evenementen is de meldkamer van een EZO vaak in dezelfde ruimte als die van de beveiliging, organisator of aanwezige GHOR, politie, brandweer of ambulance gepositioneerd. Zo kunnen meldingen van onwelwordingen snel worden doorgegeven aan zorgverleners, kan assistentie van beveiliging worden gevraagd of kunnen problemen worden doorgegeven. De centrale post wordt bemenst met centralisten. Bij grote evenementen kan ook een inzetcoördinator op de centrale post/meldkamer aanwezig zijn om overzicht te houden en snel opdrachten door te kunnen geven aan de zorgverleners van de EZO. Op de centrale post wordt alle communicatie vastgelegd (gelogd), door gebruik te maken van een meldkamerprogramma of door de communicatie op te nemen (voicelogging). Zo kan achteraf worden teruggeluisterd wat er bij een bepaalde melding aan de hand was.

Gebruiken van een portofoon of mobiliofoon

• Zorg dat de accu's van alle communicatiemiddelen volledig zijn opgeladen en dat er oplaadmogelijkheden of reserve-accu's beschikbaar zijn.
• Test voorafgaand aan het evenement of de portofoon werkt en op het juiste kanaal is ingesteld. Doe dat door een ander station of de meldkamer op te roepen met een testbericht.
• Druk de spreeksleutel in en wacht een moment voordat je begint met spreken, anders valt het eerste deel van het bericht weg. De portofoon of mobilofoon heeft tijd nodig om te verbinden met het netwerk. Hoe lang je moet wachten hangt af van het type netwerk dat wordt gebruikt. Bij een duplex of digitaal netwerk hoor je vaak een toon als je kunt spreken.
• Houd de potofoon of spreeksleutel voor je mond, met een afstand van ongeveer 5-10 centimeter en spreek recht in de microfoon.
• Indien er veel omgevingsgeluid is, ga dan met je gezicht naar de geluidsbron staan en houd de portofoon of spreeksleutel recht voor je mond.
• Maak gebruik van een oortje, zodat je berichten beter kunt horen als er omgevingsgeluid is. Sommige oortjes kunnen worden aangesloten op in-ear gehoorbescherming.
• Luister actief mee met berichten op het net, ook als deze niet direct voor jou zijn bedoeld.

Etherdiscipline

Etherdiscipline gaat over de afspraken die zijn gemaakt over communicatie over een radionetwerk. Deze hebben als doel te zorgen voor optimale en heldere communicatie. De afspraken zijn bijvoorbeeld:

• Spreek rustig en duidelijk, articuleer goed.
• Communiceer kort, bondig en zakelijk. Bedenk van te voren wat je gaat zeggen en hoe je het gaat zeggen. Geef alleen noodzakelijke berichten door.
• Wacht tot de ander klaar is met spreken en het bericht heeft afgesloten.
• De centrale post sluit een berichtenreeks, tenzij er een open net is.
• Gebruik vaste termen tijdens communicatie (zie hieronder) en gebruik zo min mogelijk afkortingen of woorden die op elkaar lijken.
• In een gesloten netwerk is rechtstreekse communicatie tussen stations niet toegestaan, tenzij er toestemming is van de centrale post.
• Wacht met het oproepen van een ander station of centrale post tot een lopende berichtuitwisseling is afgelopen, behalve bij spoed.
• Maak voor spelling gebruik van het NATO-alfabet.

Termen

Bij radiocommunicatie wordt gebruik gemaakt van vaste termen:

Over: De zender is klaar met het bericht en verwacht antwoord terug.

Uit: De zender is klaar met het bericht en verwacht geen antwoord terug. (In een gesloten net sluit de centrale post het gesprek met 'uit'.)

Sluiten: Netwerk wordt gesloten, einde communicatie.

Geef bericht: Zender verzoekt ontvanger om te spreken.

Herhaal bericht: Verzoek aan zender om het bericht te herhalen.

Vraagteken: Aanduiding dat bericht een vraag is.

Correct: De ontvanger bevestigd dat het gevraagde juist is.

Begrepen: De ontvanger heeft het bericht begrepen.

Herstel: Het voorgaande bericht was onjuist, het juiste bericht volgt nu.

Wacht: Verzoek van zender aan ontvanger om te wachten. (Soms ook gebruikt als: 'Wacht, tenzij spoed' of 'Wacht uit'.)

Alle stations: Een bericht aan alle meeluisterende stations. (De zender verwacht geen antwoord, tenzij gevraagd.)

Voorrang: Verzoek om met voorrang te mogen spreken.

Spoed: Spoedbericht, alle andere communicatie moet wachten.

Radiostilte: Alle niet spoedeisende communicatie moet wachten. Alleen centrale post en betreffende station mogen spreken.

Radiocommunicatie is gevoelig voor fouten, doordat een boodschap niet goed gehoord of niet goed begrepen wordt. Het is daarom van belang dat de ontvanger de boodschap herhaalt en de ontvanger bevestigd of de boodschap juist is overgekomen. Dit wordt ook wel 'close the loop' communicatie genoemd.

Oproepen en beantwoorden

Aan het einde van ieder bericht wordt het woordje 'over' gebruikt, om aan te geven dat het bericht klaar is en de ander kan spreken. Het is immers niet mogelijk om gelijktijdig te spreken en zolang de spreeksleutel van de ander is ingedrukt kun je niet zenden. Als de berichtenwisseling is afgesloten dan sluit de centrale post af met 'uit'.

Spoedberichten en radiostilte

Volgens de etherdiscipline moeten stations wachten met hun oproep tot de communicatiee tussen twee stations (bijvoorbeeld de meldkamer en een zorgpost) is afgerond. Echter, bij een noodsituatie mag worden ingebroken tijdens een berichtenuitwisseling van andere stations. Hierbij geeft het oproepende station duidelijk aan bij het begin van zijn bericht dat er sprake is van 'Spoed'. 

In geval van een ernstige situatie kan het zijn dat de centrale post 'radiostilte' afkondigt. Tijdens radiostilte mogen alleen de meldkamer en aangewezen stations communiceren. Dit zijn meestal de stations die betrokken zijn bij het incident. Radiostilte zorgt voor rust op het netwerk en zorgt voor focus op de meldkamer en bij de stations bij het incident. Niet-essentiële berichten moeten wachten totdat de radiostilte is opgeheven. Spoedberichten kunnen wel worden doorgegeven.

NATO-alfabet

Het NATO-alfabet wordt internationaal gebruikt en kan worden gebruikt om te spellen via de telefoon of portofoon. Dit kan handig zijn als een locatie moet worden doorgegeven aan de hand van kaartcoördinaten of als de verbinding slecht is.