Een zorgverlener is verantwoordelijk voor een registratie van de gegevens van de zorgdrager en de inzet. Registratie van de inzet is om verschillende redenen belangrijk. De informatie kan geanonimiseerd worden gebruikt voor de evaluatie van het evenement. Zo weet de organisator hoeveel en welke zorgvragen zijn behandeld. Die informatie kan dan behulpzaam zijn voor de organisatie van het volgende evenement.

Het komt ook voor dat de zorgvrager vragen heeft over de zorgverlening of een klacht indient. In geval van een klacht moet terug te vinden zijn wanneer de zorgvrager is geweest, welke stoornissen en/of letsels er zijn gevonden, de gegeven behandelingen en wie de zorgvrager heeft behandeld. Leg aan de zorgvrager uit dat je zijn persoonsgegevens noteert zodat achteraf informatie kan worden teruggevonden. Hij is niet verplicht om zijn gegevens op te geven, maar probeer in ieder geval wat kenmerken van de zorgvrager te noteren. Aandringen is niet nodig. Alle informatie wordt op een zorgcontactformulier genoteerd. 

De informatie op het zorgcontactformulier is vertrouwelijk en moet ook zo behandeld worden. Het zorgcontactformulier en de persoonsgegevens worden nooit gedeeld met anderen, zoals de evenementenorganisator of de politie. Eventueel kan wel een kopie worden meegegeven met de ambulance of aan de zorgvrager zelf. Bij hoogrisico-evenementen moeten de gegevens in sommige gevallen, geanonimiseerd, worden gedeeld met de GHOR.

Je registreert de verleende zorg conform de binnen de EZO geldende standaarden. De volgende gegevens worden in ieder geval op het zorgcontactformulier genoteerd:

• Persoonlijke gegevens zorgvrager: minimaal voornaam, leeftijd of geboortejaar, cijfers postcode of woonplaats;
• Datum en tijd eerste contact;
• Locatie eerste contact;
• Toedracht;
• Letsel/problematiek;
• Behandeling;
• Resultaat behandeling;
• Gegeven advies;
• Verwijzing;
• Behandelend zorgverlener;
• Contactgegevens evenementenzorgorganisatie of behandelend zorgverlener(s).

Zorgprofessionals dienen tevens te registreren:

• Voorgeschiedenis;
• Medicatiegebruik;
• Allergieën.

De EZO dient de zorgcontactformulieren te bewaren zoals beschreven in de VNEZ en in de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG).

Turflijst

Niet alle handelingen hoeven geregistreerd te worden op een zorgcontactformulier. De volgende zelfzorgcontacten kunnen geteld worden en op een turflijst worden bijgehouden vooral ten behoeve van voorraadbeheer.

• Verstrekken van anti-jeuk zalf of crème bij insectensteek;
• Verstrekken paracetamol bij eenvoudige hoofdpijn;
• Verstrekken pleister;
• Verstrekken blarenpleister;
• Verstrekken zonnebrandpreventie;
• Verstrekken gehoorbescherming;
• Verstrekken tampon/maandverband;
• Verstrekken drinkwater.

De turflijst moet in tijdvakken van minimaal 1 uur en maximaal 4 uren onderverdeeld zijn.

Evenementrapportage

Wanneer de GHOR een evenementrapportage verwacht ten behoeve van statistische gegevens dan dient het volgende aangeleverd te worden:

• Geleverde inzet en zorgniveau(s) van de zorgverleners;
• Inzettijden gedurende het evenement;
• Aantal zorgvragers (zelfzorgcontacten en zorgcontacten);
• Uitsplitsing in onwelwordingen en letsels en middelengebruik;
• Aantal verwijzingen (HAP, eigen huisarts, SEH, eigen vervoer of per regionale ambulancezorg) uitgesplitst in hoofdreden van verwijzing (soort onwelwording of letsel);
• Bijzondere gebeurtenissen, omstandigheden en incidenten.

Daarnaast kan (niet verplicht) worden gevraagd om:

• Piekmoment (tijdstip) van het aantal zorgverleningen;
• Registratie temperatuur/luchtvochtigheid.

De SBAR-methode

Om gestructureerd en daardoor effectief over te dragen aan andere zorgverleners, wordt gebruik gemaakt van de SBAR-methode. Deze methode helpt om de belangrijkste bevindingen op de incidentlocatie kort en bondig door te kunnen geven. Overdracht aan zorgprofessionals vindt plaats op het moment dat zij er om vragen.

S: Situation: een schets van de situatie, (c)ABCDE.

B: Background: relevante achtergrondinformatie, voorgeschiedenis.

A: Assessment: de eigen inschatting van de situatie, behandeling tot nu toe, conclusie.

R: Recommendation: verwachtingen benoemen t.a.v. de ketenpartner, voorstel voor behandeling of beleid.

Bij Situation wordt een korte beschrijving gegeven van de aangetroffen situatie zoals: onwel aangetroffen, val van podium van 3 meter hoogte, auto tegen een boom met 80 kilometer per uur, wielrenner aangereden door een auto met 30 kilometer per uur. Of bij een onwelwording: plotseling niet meer aanspreekbaar na hevige hoofdpijn. Daarnaast worden bevindingen uit de (c)ABCDE-benadering genoemd. Zorg dat de urgentie duidelijk is.

Bij Background wordt aandacht besteed aan de relevante voorgeschiedenis (allergie, medicatie en ziektegeschiedenis), laatste metingen en overige bijzonderheden.

Bij Assessment wordt genoemd wat jouw beoordeling van de situatie is en wat je denkt dat het probleem zou kunnen zijn. Hierbij worden alleen letsels genoemd die op dat moment een bedreiging vormen voor de zorgvrager zoals een zuigende borstwond of een grote actieve bloeding. Ook kan hier de belangrijkste klacht van de zorgvrager, zoals pijn op de borst, worden doorgegeven. Zeg waar je je zorgen over maakt.

Bij Recommendation wordt uitgesproken wat je van de zorgprofessional of collega's verwacht, bijvoorbeeld hoe snel beoordeling nodig is, de gewenste opvang en overname van behandeling.

Soms wordt nog een R van Repeat toegevoegd: SBARR. Door het laten herhalen van het antwoord door de ander, kunnen fouten worden voorkomen.

NB: bij een melding via een portofoon is het beter niet de hele SBAR-methode toe te passen. De informatie moet dan beperkt worden tot de Situation en Recommendation.